Den Immobilienkaufvertrag erstellt der Notar, dessen Aufgabe es ist, als unabhängiger Träger eines öffentlichen Amtes, Bürger bei wichtigen Vereinbarungen unparteiisch zu betreuen und zu beraten. Vor diesem Hintergrund ist die Beurkundung von Immobilienkaufverträgen durch einen Notar gesetzlich vorgeschrieben. Die Einschaltung des Notars soll die rechtliche Absicherung der Vertragsbeteiligten und die Umsetzung der Wünsche der Vertragsteilen in juristisch korrekte Regelungen sicherstellen.
Bei einem Immobilienkaufvertrag sind unterschiedliche rechtliche Gesichtspunkte zu beachten, die jeweils ein bestimmtes Verfahren der Abwicklung und des Vertragsvollzugs nach sich ziehen. So wird sich der Notar zur Vorbereitung eines Kaufvertragsentwurfs über den Grundbuchstand informieren, da sich daraus bereits wesentliches für die weitere Vertragsgestaltung ergibt. Weiter wird er den Beteiligten Fragen zur Immobilie selbst stellen (z. B. Ist die Immobilie vermietet? Sollen neben der Immobilie auch weitere Einrichtungsgegenstände mitverkauft werden?) und beispielsweise in Erfahrung bringen, ob der Kaufpreis finanziert werden soll.
Der Notar steht (dabei) immer als neutraler Ansprechpartner für die Vertragsbeteiligten zur Verfügung; er erläutert ihnen sämtliche Inhalte des Vertrages und zwar in jeder Phase des Immobilienkaufvertrages – bei der Vorbereitung, bei der Beurkundung und auch nach der Beurkundung im Rahmen der Vertragsabwicklung.
Es ist üblich, dass der Käufer den Notar bestimmt. Dies ist ursächlich darin begründet, dass regelmäßig der Käufer die Kosten der Beurkundung und des Vollzugs eines Kaufvertrages zu tragen hat – und wer bezahlt, soll auch den Notar seines Vertrauens wählen dürfen.
Am Notartermin nehmen grundsätzlich nur die am Vertrag Beteiligten selbst oder von ihnen bevollmächtigte Personen teil. Wenn einer der Beteiligten der deutschen Sprache nicht hinreichend kundig ist, ist zudem ein Dolmetscher hinzuzuziehen. Andere Personen, die an der Urkunde nicht beteiligt sind, dürfen nur dann an der Beurkundung teilnehmen, wenn die Vertragsbeteiligten ihr Einverständnis hierzu erklären.
Wer den Notartermin vereinbart, spielt eigentlich keine Rolle. Meist ist dies jedoch der Käufer, der üblicherweise den Notar auswählt hat, weil er regelmäßig die Kosten der Beurkundung (und des Vollzugs) eines Kaufvertrages zu tragen hat. Bestenfalls haben sich Käufer und Verkäufer bereits im Vorfeld miteinander terminlich abgestimmt.
Selbstverständlich kann ein Notar auch gewechselt werden. Zu beachten ist dabei einerseits, dass bereits Kosten, beispielsweise für die Entwurfserstellung, angefallen sein könnten. Andererseits kann – wenn der Notarwechsel nach bereits erfolgter Beurkundung erfolgen soll – der Vollzug und die Abwicklung des Vertrages erschwert sein, weil regelmäßig (nur) der beurkundende Notar hiermit beauftragt und mit den dafür notwendigen Vollmachten ausgestattet ist. Diese Problematik lässt sich jedoch durch Erteilung neuer Vollzugsaufträge und Vollmachten lösen, vorausgesetzt die Vertrags- bzw. Urkundsbeteiligten sind sich bezüglich des Notarwechsels einig.
Für die Erstellung eines Kaufvertragsentwurfs benötigt der Notar die sogenannten Grundbuchdaten der Immobilie (Angaben dazu, bei welchem Grundbuchamt das Grundstück geführt wird; z.B. Grundbuch beim Amtsgericht Frankfurt am Main, Bezirk 18, Blatt … ). Weiter benötigt er die persönlichen Daten der beteiligten Käufer und Verkäufer (Name, Vorname, ggfls. Geburtsname, Geburtsdatum, aktuelle Anschrift, Steuer-ID, sowie Angaben zum Familien- und ggfls. zum Güterstand). Darüber hinaus wird der Notar fragen, ob die Immobilie vermietet oder verpachtet ist und ob weitere Gegenstände (wie z. B. Einbauküche, Lampen, Gartengeräte, etc.) gemeinsam mit der Immobilie verkauft werden sollen. Auf Basis der vorstehenden Angaben kann der Kaufvertrag vom Notar gefertigt werden.
Zur Beurkundung bringen Sie bitte Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass mit.
Sofern Ihnen als Verkäufer Dokumente von Gläubigern vorliegen bezüglich solcher Rechte (z.B. Grundschulden), die im Rahmen der Kaufvertragsabwicklung zur Löschung gelangen sollen (»Löschungsbewilligung«, ggf. auch »Grundschuldbrief«), können Sie diese zur Beurkundung mitbringen oder besser schon vorher in der Notariatskanzlei abgeben.
Wenn Sie ein Haus kaufen wollen, ist Ihnen vor der Vereinbarung eines Termins beim Notar zu empfehlen, das „Vertragsobjekt“ genau zu besichtigten. Das heißt nicht nur, die Umgebung zu erkunden (Anbindung an öffentlichen Nahverkehr, Einkaufsmöglichkeiten, nahegelegene Lärm- oder Geruchsquellen etc.), sondern auch das Haus gründlich zu besichtigen und ggf. von einem Sachverständigen bautechnisch prüfen zu lassen, so dass hierbei entdeckte Mängel mit dem Verkäufer besprochen und eventuell auch im Kaufvertrag aufgenommen werden – denn regelmäßig wird die Gewährleistung für Sachmängel im Kaufvertrag ausgeschlossen, so dass Mängel, die nach der Beurkundung auftreten, nicht mehr beim Verkäufer gerügt werden können, es sei denn, der Verkäufer hat sie arglistig verschwiegen, eine bestimmte Beschaffenheitszusage gegeben oder eine Garantie übernommen.
Sollen mit dem Haus weitere Gegenstände (also etwa Mobiliar, Vorhänge und Lampen, Auflageteppiche, Einbaumöbel, Gartengegenstände) mitveräußert werden, so sollten alle diese Gegenstände im Kaufvertrag unter Angabe des jeweiligen Kaufpreisteils gesondert aufgeführt werden. Auf diese Weise können Sie Kosten sparen, denn die auf bewegliche Gegenstände entfallenden Kaufpreisteilbeträge werden für die Belastung mit Grunderwerbsteuer und Grundbuchgebühren nicht berücksichtigt.
Wird das Haus zur späteren Vermietung gekauft, sollte im Kaufvertrag bzgl. des Kaufpreises auch eine gesonderte Ausweisung des Grundstücksanteils und des Gebäudeanteils erfolgen, weil sich im Falle der Vermietung für die spätere Abschreibung durch den Käufer diese nur aus dem Gebäudeanteil berechnet.
Für den Hausverkauf wird zunächst ein Grundbuchauszug benötigt, aus welchem sich der Käufer aber auch insbesondere der Notar zur Vorbereitung eines Kaufvertragsentwurfs über den Grundbuchstand informieren kann, das sich hieraus bereits wesentliches für die weitere Vertragsgestaltung ergibt. Gerne können Sie als Verkäufer bzw. als Eigentümer den Notar mit der Einholung eines Grundbuchauszuges beauftragen.
Wenn Ihnen als Verkäufer Dokumente von Gläubigern (»Löschungsbewilligung«, ggf. auch »Grundschuldbrief«) bezüglich solcher Rechte vorliegen, die im Rahmen der Kaufvertragsabwicklung zur Löschung gelangen sollen, können Sie diese vor oder bei Beurkundung in meiner Kanzlei abgeben; dadurch werden unnötige Doppelanforderungen dieser Unterlagen vermieden, und Sie sparen sich in der Regel auch höhere Notarkosten. Liegen Ihnen diese Unterlagen nicht vor, fordert der Notar diese bei der Bank an. Diesbezüglich ist es hilfreich, wenn Sie dem Notar z.B. zumindest die Darlehensnummer Ihres bereits zurückgezahlten Kredites mitteilen, da so der Schriftverkehr bei der Bank rascher zugeordnet werden kann.
Ferner ist seit Mai 2014 die Vorlage eines »Energieausweises« – spätestens unmittelbar nach der Beurkundung – zwingend.
Selbstverständlich werden für die Erstellung eines Kaufvertragsentwurfs die persönlichen Daten der beteiligten Käufer und Verkäufer (Name, Vorname, ggfls. Geburtsname, Geburtsdatum, aktuelle Anschrift, Steuer-ID, sowie Angaben zum Familien- und ggfls. zum Güterstand) benötigt.
Nach der Beurkundung durch den Notar beginnt im Zusammenhang mit der sogenannten Kaufvertragsabwicklung noch eine Vielzahl weiterer Tätigkeiten. Die Arbeit des Notars beginnt dann eigentlich erst richtig. Es beginnt damit, dass er die ihm kraft Gesetzes zustehenden Benachrichtigungen durchzuführen hat. Dazu gehört z. B. die Anzeige der Grundstücksveräußerung an das Finanzamt und den Gutachterausschuss zur Kaufpreissammlung. Der Notar überwacht zudem die sachgerechte und richtige Eintragung von Vormerkung, Grundschuld und Eigentumsumschreibung im Grundbuch. Weiter hat der Notar für die Einholung aller Bescheinigungen und Genehmigungen und Negativatteste, die zur Abwicklung erforderlich sind, zu sorgen und veranlasst unter Übernahme der vollständigen Haftung die Mitteilung der Kaufpreisfälligkeit an beide Vertragsteile. Schließlich ist der Notar dafür verantwortlich, dass die Eigentumsumschreibung erst nach vollständiger Kaufpreiszahlung an den Verkäufer erfolgen darf.